Phân trang trong Excel như thế nào là một câu hỏi của rất nhiều người. Đặc biệt, việc phân trang rất cần thiết khi bạn in bảng tính. Rất nhiều người gặp tình huống muốn in một bảng tính nhưng không biết cách loại bỏ hoặc ngắt trang thừa. Đừng lo! Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn cho bạn cách phân trang trong Excel một cách đơn giản, ai cũng dễ dàng thực hiện được.
Tại sao cần phân trang trong Excel?
Công việc phân trang thường được thực hiện trước khi in. Trước khi in, chúng ta thường thiết lập giới hạn trang in bao gồm các loại giấy, trang giấy theo chiều dọc hoặc chiều ngang, khoảng cách các lề của trang in, khoảng cách giữa các cột trên trang tính. Thiết lập giới hạn này giúp trang tính được in trong phạm vi dữ liệu mà người dùng đã chỉ định để nhìn đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn.
Cách phân trang trong Excel
Phân trang hoặc ngắt trang theo cột (trang đứng)
Để phân trang hoặc ngắt trang theo cột đứng, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Mở file Excel. Nhấp đúp chuột vào cột bên phải vị trí mà bạn muốn chèn ngắt trang. Sau đó, chọn Page Layout trên thanh công cụ, sau đó chọn lần lượt như sau: Breaks – Insert Page Break.
- Bước 2: Để xem trang in đã ngắt đúng như ý bạn chưa, bạn có thể vào nhóm Workbook Views, trên tab View. Sau đó, nhấp chọn Page Break Preview. Hoặc bạn có thể chọn chế độ Page Layout để xem từ cột dữ liệu mong muốn rằng bạn đã chọn bị đẩy sang trang mới.
Lưu ý:
- Chế độ Page Layout View: Khi sử dụng chế độ này, chúng ta có thể xem trước toàn bộ trang in trước khi tiến hành in văn bản . Chế độ này cũng cho phép người dùng làm việc với nó ngay cả khi nhập liệu hoặc tính toán.
- Chế độ Page Break Preview: Chế độ này cho phép người dùng điều chỉnh giới hạn trang in. Các dấu phân trang trên trang giấy in sẽ được hiển thị ở đây. Để điều chỉnh giới hạn trang in, người dùng chỉ cần kéo thả những đường phân trang. Sau khi thiết lập xong, bạn có thể in trang tính theo ý muốn một cách dễ dàng.
Ngắt trang hoặc phân trang theo hàng (ngắt trang nằm ngang)
Để phân trang hoặc ngắt trang nằm ngang, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Mở file Excel. Chọn vùng mà bạn muốn ngắt trang hoặc phân trang, nhấn đúp chuột vào vị trí bên dưới vùng mà bạn muốn ngắt trang. Trên thanh tab của Excel, chọn tab Page Layout, sau đó chọn Breaks. Cuối cùng, chọn Insert Page Break. Như vậy, bạn đã hoàn thành việc ngắt trang theo hàng (ngắt trang nằm ngang).
- Bước 2: Sau khi ngắt trang, bạn có thể kiểm tra xem trang in đã ngắt đúng như ý bạn chưa bằng cách vào tab View, trong nhóm Workbook Views. Sau đó, nhấp chọn Page Break Preview. Hoặc bạn có thể chọn chế độ Page Layout để xem từ cột dữ liệu mong muốn rằng bạn đã chọn bị đẩy sang trang mới.
Đặc biệt, khi bạn muốn di chuyển phân trang trong Excel, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nhấp vào tab File, sau đó chọn Options. Trong mục Advanced, bên dưới mục Editing options, hãy chọn hộp kiểm Enable fill handle and cell drag-and-drop, sau đó nhấp OK.
Cách ngắt trang ngang
- Bước 2: Nhấp vào bảng tính mà bạn muốn di chuyển ngắt trang
- Bước 3: Trên tab View, trong nhóm Workbook Views, nhấp Page Break Preview.
- Bước 4: Để di chuyển ngắt trang, hãy kéo ngắt trang đến một vị trí mới. Như vậy, bạn đã hoàn thành việc di chuyển ngắt trang.
Cách loại bỏ phân trang trong Excel
Để loại bỏ một phân trang trong Excel, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Mở file Excel. Chọn hàng bên dưới vị trí mà bạn muốn loại bỏ phân trang theo hàng. Đối với phân trang theo cột, hãy chọn vào vị trí bên phải mà bạn muốn loại bỏ phân trang. Sau đó, trên thanh tab trên cùng, chọn tab Page Layout, sau đó chọn Breaks. Cuối cùng, chọn Remove Page Break.
- Bước 2: Vào tab View, trong nhóm Workbook Views. Sau đó, nhấp chọn Page Break Preview để xem trang in đã hoàn toàn loại bỏ phân trang chưa. Hoặc bạn có thể kiểm tra bằng cách chọn File trên thanh công cụ, tìm đến mục Print, sau đó chọn Print Preview hoặc kiểm tra nhanh chóng hơn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+P. Khi giới hạn trang in đã bị loại bỏ, toàn bộ dữ liệu và nội dung của file Excel sẽ được hiển thị. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra bằng cách xem trước như khi in.
Cách loại bỏ tất cả phân trang trong Excel
Nếu trong file Excel, bạn đã chèn nhiều phân trang và muốn loại bỏ toàn bộ những phân trang đó, bạn có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách:
- Bước 1: Mở file Excel. Trên thanh tab của Excel, chọn tab Page Layout, sau đó chọn Breaks. Cuối cùng, chọn Reset All Page Break. Như vậy, bạn có thể dễ dàng loại bỏ toàn bộ phân trang trên trang tính. Bạn cũng có thể xóa phân trang bằng cách kéo nó ra khỏi khu vực xem trước phân trang (ví dụ sang trái của tiêu đề hàng hoặc lên trên của tiêu đề cột).
- Bước 2: Để xem xem toàn bộ phân trang đã được loại bỏ hoàn toàn hay chưa, bạn có thể vào tab View, trong nhóm Workbook Views. Sau đó, nhấp chọn Page Break Preview để xem trang in đã hoàn toàn loại bỏ phân trang chưa.
XEM THÊM:
- 4 cách tính phép nhân trong Excel dễ hiểu nhất
- Cách lọc trùng trong Excel nhanh chóng mà bạn cần biết
- Cách đánh số trang từ bất kỳ vị trí nào trong quá trình sử dụng Word
- Cách đánh văn bản trong Excel bạn đã biết chưa?
- Cách tạo tab trong word cực kỳ đơn giản mà nhiều bạn chưa biết
- Xoay ngang một trang trong word đơn giản và nhanh nhất
- 3 Cách tạo dòng kẻ trong word hướng dẫn đơn giản nhất
Phân trang trong Excel rất cần thiết đối với mỗi học sinh, sinh viên, đặc biệt là các nhân viên văn phòng. Trước khi in một trang tính trong Excel, ta cần phân trang để loại bỏ những dữ liệu, hàng, cột không cần thiết. Bài viết đã hướng dẫn các bước phân trang cũng như loại bỏ phân trang trong Excel một cách dễ dàng. Bạn chỉ cần dành ít thời gian để tìm hiểu và thực hành là có thể thành thạo nhanh chóng.