Cách thêm chữ ký vào tệp PDF không phức tạp, nhưng không phải ai cũng biết cách thực hiện. Làm thế nào để dễ dàng chèn chữ ký vào tệp PDF? Hãy cùng NewCA tham khảo các thao tác đơn giản để thêm chữ ký vào tệp PDF trong bài viết dưới đây.
Các loại chữ ký điện tử trên PDF
Theo quy định trong Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký điện tử là một loại chữ ký được tạo ra bằng phương tiện điện tử dưới dạng chữ, số, từ, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác. Chữ ký điện tử được gắn kết hoặc kết hợp logic với các thông tin dữ liệu có sẵn. Loại chữ ký này có khả năng xác minh người ký và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông tin được ký.
Có bốn loại chữ ký điện tử điển hình, bao gồm:
- Chữ ký số: Là một loại chữ ký điện tử dựa trên việc mã hóa thông tin của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Chữ ký số có giá trị tương tự như chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu đối với doanh nghiệp, nhằm xác minh và tăng cường tính pháp lý của các giao dịch điện tử.
- Chữ ký quét: Đây là loại chữ ký điện tử được tạo ra từ việc quét và gửi chữ ký của các bên tham gia giao dịch qua email. Loại chữ ký này thường được sử dụng trong trường hợp các bên tham gia giao dịch là người nước ngoài hoặc ở xa nhau.
- Chữ ký hình ảnh: Loại chữ ký này được tạo ra bằng cách chèn hình ảnh chữ ký của người dùng vào vị trí tương ứng trên các hợp đồng điện tử và gửi qua email cho bên tham gia giao dịch. Chữ ký hình ảnh thường được sử dụng khi người ký không có mặt tại địa điểm giao dịch. Tuy nhiên, hợp đồng có giá trị pháp lý không cao khi sử dụng loại chữ ký này.
Định dạng tệp PDF là gì?
Tệp PDF là một định dạng tài liệu hỗ trợ khắc phục các hạn chế của các hình thức tài liệu thông thường, được phát triển bởi Adobe vào năm 1990. Định dạng tài liệu này có thể đọc trên bất kỳ thiết bị điện tử nào và được sử dụng để chia sẻ tài liệu trực tuyến và xuất bản sách điện tử.
Những điểm cần lưu ý khi thêm chữ ký vào tệp PDF
- Bất kỳ nhà cung cấp chữ ký số nào cũng cho phép thêm chữ ký số vào các tệp PDF, Word, Excel hoặc Powerpoint.
- Trước khi thêm chữ ký số vào tệp PDF hoặc bất kỳ tệp nào khác, hãy sao lưu một bản copy trước khi thực hiện thao tác ký, vì sau khi đã ký số thì không thể chỉnh sửa được nữa.
- Khác với tệp PDF, chữ ký số đảm bảo tính bảo mật của tác giả và chỉ hiển thị qua chỉ báo trên thanh công cụ.
Các thao tác để thêm chữ ký số vào tệp PDF
Chữ ký trong tệp PDF được sử dụng để “đăng ký bản quyền” cho tài liệu điện tử. Phần mềm hiện nay như Foxit Reader, Adobe Reader,… đều hỗ trợ đọc và chỉnh sửa tệp PDF, cung cấp cách thêm văn bản vào tệp PDF. Dưới đây là một số cách để thêm chữ ký vào tệp PDF mà bạn có thể tham khảo:
Các bước để thêm chữ ký số vào tệp PDF bằng Foxit Reader
Để thêm chữ ký số vào tệp PDF bằng Foxit Reader, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn tệp PDF mà bạn muốn ký số với Foxit Reader. Chuột phải vào tệp PDF => chọn “Mở bằng” => chọn Foxit Reader.
Bước 2: Chọn “Bảo vệ” => chọn “Ký và xác nhận” => chọn “Đặt chữ ký”.
Sau đó, bạn kéo chuột vào vị trí trong tệp PDF mà bạn muốn hiển thị chữ ký số, và thiết kế mẫu chữ ký sẽ xuất hiện. Chọn “Ký”, trên màn hình sẽ hiển thị hai lựa chọn:
- Ký như: Chọn chữ ký phù hợp
- Lý do: Chọn lý do văn bản phù hợp
Trong hộp thoại “Ký tài liệu”, chọn “Kiểu hiệu ứng” => “Tạo kiểu mới” (Tùy chọn để thiết kế kiểu chữ ký số mà bạn muốn).
Bước 3: Nhấn “Ký” => Chọn tệp để lưu chữ ký số đã ký.
Bước 4: Nhấn “Lưu”. Sau đó, màn hình sẽ yêu cầu mật khẩu USB Token, bạn nhập mã PIN và đăng nhập.
Lưu ý: Chọn “Khóa tài liệu sau khi ký” bằng cách chọn “Khóa tài liệu sau khi ký đồng nghĩa với việc văn bản không thể chỉnh sửa hoặc sao chép.
Bằng cách thực hiện các thao tác trên, bạn đã thành công thêm chữ ký số vào tệp PDF bằng Foxit Reader.
Các bước để thêm chữ ký số vào tệp PDF bằng Acrobat Reader DC
Bước 1: Chọn “File/Open” để chọn tệp PDF cần thêm chữ ký. Sau đó, chọn tệp bạn muốn ký và tiếp tục bằng cách nhấn “Mở” để mở tệp PDF trên Acrobat Reader DC.
Trên màn hình, bạn chọn “Công cụ” trên thanh công cụ và nhấn “Open” tại mục “Chứng chỉ”.
Bước 2: Chọn “Ký số” và nhấn chuột trái để chọn vùng cần ký. Sau đó, nhấn “Tiếp tục” để tiếp tục.
Bước 3: Thêm chữ ký số bằng USB Token. Sau khi nhấn “Tiếp tục”, giao diện sẽ hiển thị thông tin chữ ký số của khách hàng. Tại đây, chọn “Ký” để thêm chữ ký. Cuối cùng, nhấn “Lưu” và nhập mã PIN cho USB Token của bạn để thành công thêm chữ ký vào tài liệu.
Cách thêm chữ ký điện tử vào tệp PDF
Các bước để thêm chữ ký vào tệp PDF bằng Adobe Reader
Tương tự Foxit Reader, để thêm chữ ký vào tệp PDF, bạn cần tải và cài đặt phần mềm Adobe Reader.
Bước 1: Mở tệp PDF mà bạn muốn thêm chữ ký trên phần mềm Adobe Reader.
Bước 2: Kích hoạt thanh công cụ bằng phím tắt Shift + F4, chọn “Điền và ký”.
Bước 3: Chọn “Ký” và nhấn “Thêm chữ ký” để thêm chữ ký.
Bước 4: Giao diện sẽ hiện ra một cửa sổ cung cấp các hình thức tạo chữ ký như: Nhập tên, Vẽ, Hình ảnh. Sau đó, nhấn “Áp dụng” để hoàn thành việc tạo chữ ký.
Bước 5: Thay đổi kích cỡ và di chuyển chữ ký vào vị trí mong muốn.
Thêm chữ ký trực tuyến với SmallPDF
Bước 1: Để thêm chữ ký trực tuyến bằng SmallPDF, truy cập trang web Smallpdf trên thanh công cụ của trình duyệt.
Bước 2: Trên giao diện chính, nhấn vào mục “Chọn tệp” để chọn nguồn tải tệp PDF:
- Từ thiết bị
- Từ Dropbox
- Từ Google Drive
Sau đó, bạn chọn tệp PDF mà bạn muốn thêm chữ ký.
Bước 3: Trên màn hình hiển thị nội dung, bạn nhấn “Thêm” ở mục “Chọn chữ ký của bạn”.
Bước 4: Bạn có thể kéo thả chuột hoặc tải lên hình ảnh chữ ký. Ngoài ra, SmallPDF còn cung cấp chức năng thay đổi màu và định dạng chữ ký phù hợp với phong cách của bạn.
Bước 5: Chữ ký được tạo sẽ hiển thị trên giao diện chính. Bạn chỉ cần di chuyển chữ ký vào vị trí mong muốn để hoàn thành thao tác thêm chữ ký.
Đó là các bước đơn giản nhất để thêm chữ ký số vào tệp PDF. Hy vọng qua thông tin trên, bạn đã tìm được cách thích hợp để tiến hành sử dụng chữ ký số cho chính mình. Nếu trong quá trình thực hiện có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận bên dưới để NewCA tư vấn và giải đáp cho bạn sớm nhất!
Bài viết liên quan:
- Hướng dẫn chi tiết cách thêm chữ ký vào Excel dễ dàng
- Hướng dẫn cài đặt phần mềm Java
- Hướng dẫn cài đặt iTaxViewer
- Hướng dẫn thay đổi mật khẩu đăng nhập tài khoản trang thuế điện tử
- Hướng dẫn nộp phụ lục trên ETAX
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/
- Email: support@newca.vn