Trong cuộc sống hiện đại, chúng ta ngày càng bận rộn với công việc. Có những lúc chúng ta nhận thấy có quá nhiều việc cần làm mà thời gian lại không đủ. Đó là lý do tại sao nhiều người sử dụng checklist. Nhưng bạn đã hiểu rõ checklist là gì chưa? Hãy cùng JobsGO tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Checklist là gì?
Checklist là danh sách các công việc cụ thể để hướng đến mục tiêu lớn, đảm bảo công việc diễn ra đúng quy trình, đúng thời gian, và không bỏ sót. Một checklist chuẩn phải liệt kê các đề mục từ nhỏ đến lớn một cách rõ ràng trong một ngày.
Hiện nay, checklist đã được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các ngành nghề và lĩnh vực. Không chỉ nhà lãnh đạo mà cả nhân viên cũng sử dụng checklist để đảm bảo khối lượng công việc. Nó giúp chúng ta theo dõi và hoàn thiện nhiệm vụ theo cách chuyên nghiệp nhất.
Thông thường, checklist có dạng danh sách với các ô trống ở đầu trang bên trái. Người thực hiện có thể đánh dấu tích hoặc đánh chấm vào ô sau khi hoàn thành đề mục đó.
Mục đích sử dụng checklist công việc
Bên cạnh việc hiểu rõ checklist là gì, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về mục đích sử dụng của bảng checklist. Dưới đây là một số mục đích sử dụng checklist trong các lĩnh vực khác nhau.
Mục đích sử dụng của Checklist trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn
Trong lĩnh vực này, người quản lý sử dụng checklist để đánh giá tổng quát hoạt động của các bộ phận dựa trên danh sách này. Điều này giúp kiểm soát thiếu sót của từng cá nhân và phòng ban, đánh giá năng lực, và khắc phục khó khăn. Ngoài ra, checklist còn giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
Mục đích sử dụng của Checklist trong công nghệ code
Trong lĩnh vực công nghệ code, checklist được sử dụng để kiểm tra các chức năng của phần mềm theo quy trình và tiêu chuẩn mã hóa. Điều này giúp người thực hiện nắm rõ tổng thể chức năng của đoạn code. Checklist cũng giúp cho những tester giảm áp lực công việc và phát hiện lỗi một cách dễ dàng.
Mục đích sử dụng của checklist trong việc chăm sóc sức khỏe
Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, checklist được sử dụng để hướng dẫn thực hiện lâm sàng. Ví dụ, danh sách kiểm tra an toàn phẫu thuật theo WHO được sử dụng để cải thiện mức độ an toàn cho người bệnh. Checklist cũng được sử dụng để nghiên cứu và cải thiện dịch vụ chăm sóc y tế cho người cao tuổi nhập viện.
Nhìn chung, checklist giúp chúng ta thực hiện công việc theo đúng trình tự và đạt hiệu suất cao nhất. Nó cũng giúp chúng ta tự cải thiện chất lượng công việc theo mục đích ban đầu đề ra.
Bảng checklist được dùng trong những mảng nào?
Hiện nay, checklist được sử dụng rộng rãi trong nhiều mảng ngành nghề khác nhau do sự ưu việt của nó. Dưới đây là một số mảng ngành nghề mà checklist được sử dụng:
- Trong hàng không: Checklist được sử dụng để kiểm tra các thủ tục trước khi bay nhằm đảm bảo an toàn hàng không.
- Trong công nghệ: Checklist được sử dụng để kiểm tra khả năng hoạt động của phần mềm và đảm bảo tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn mã hóa.
- Trong thể thao: Checklist được sử dụng để giám sát và theo dõi tiến trình tập thể dục thể thao.
- Trong đầu tư: Checklist được sử dụng để theo sát tiến trình đầu tư và giúp đưa ra các phương án đầu tư hợp lý.
Phân biệt checklist và to-do list
Checklist và to-do list là hai khái niệm khác nhau. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, nhiều người thường nhầm lẫn giữa chúng. Vì vậy, chúng ta hãy phân biệt rõ checklist và to-do list như sau:
- To-do list: To-do list là danh sách ghi lại tất cả các việc cần làm, mà các việc này có thể không liên quan gì đến nhau. Một to-do list có thể bao gồm nhiều checklist.
- Checklist: Checklist là tập hợp các công việc cụ thể để đảm bảo hoàn thành một quy trình hiệu quả và chất lượng nhất. Các công việc trong checklist thường liên quan đến nhau và được sắp xếp theo trình tự.
Ví dụ:
- To-do list cho buổi sáng:
- Viết thư cho mẹ.
- Mua sắm.
- Checklist cho việc “Mua sắm”:
- Mua 1 áo phông và 1 quần dài cho em trai.
- Mua 1 áo sơ mi và quần âu cho bố.
- Mua ở những cửa hàng bán đồ nam gần nhà để tiết kiệm thời gian.
- Chuẩn bị sẵn tiền mặt vì cửa hàng không chấp nhận thanh toán online.
Ưu, nhược điểm của checklist
Ưu nhược điểm của checklist là gì? Dưới đây là những ưu điểm và nhược điểm của checklist mà JobsGO giải đáp cho bạn.
Ưu điểm của checklist
Ưu điểm của checklist đó là giúp công việc được thực hiện dễ dàng và suôn sẻ hơn. Checklist giúp đảm bảo công việc diễn ra theo đúng quy trình, đạt hiệu quả cao nhất, và tối ưu hoá quá trình làm việc của cá nhân và doanh nghiệp. Khi xây dựng checklist thích hợp, nhà lãnh đạo có thể nắm được tình hình chung của toàn doanh nghiệp và sử dụng nhân lực hiệu quả. Mỗi nhà quản lý cần xây dựng checklist phù hợp dựa trên tình hình chung của môi trường làm việc.
Nhược điểm của checklist
Tuy có nhiều ưu điểm, checklist vẫn còn một số hạn chế. Phụ thuộc quá nhiều vào checklist có thể khiến chúng ta trở nên lười biếng và dễ dàng bỏ qua việc tự chủ. Checklist không thể kiểm soát những tình huống bất ngờ. Vì vậy, chúng ta cần linh hoạt sử dụng checklist một cách hiệu quả.
Một số mẫu checklist cho các ngành nghề
Một mẫu checklist đầy đủ sẽ bao gồm các công việc cần làm và mức độ hoàn thành cùng chúng. Dưới đây là một số mẫu checklist công việc tham khảo:
Checklist là một thói quen tốt mà chúng ta nên áp dụng hàng ngày. Nó giúp chúng ta hoàn thành mọi công việc và mục tiêu một cách không bỏ sót. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ checklist là gì?
(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, và tạo CV xin việc)
