Các chủ doanh nghiệp hay những người làm trong lĩnh vực tài chính, kế toán có thể quen thuộc với thuật ngữ Credit Note là gì? Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc ít hoạt động trong lĩnh vực B2B, đây là thuật ngữ khá mới. Hôm nay, Infina sẽ cùng độc giả tìm hiểu về thuật ngữ này.
Credit Note là gì?
Credit Note, còn được gọi là Credit Memo, có thể được gọi là hóa đơn giảm, giấy báo giảm, giấy báo có trong tiếng Việt. Đây là một loại chứng từ thương mại do bên bán phát hành và thường được gửi kèm theo hóa đơn.
Ví dụ:
Ví dụ, khi một lô hàng xuất khẩu gồm các mặt hàng dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển từ bên A bán cho bên B. Sau khi bên B nhận hàng, họ phát hiện có một số sản phẩm bị hỏng. Bên B sẽ thông báo với đại diện của bên A về vấn đề này.
Sau khi thỏa thuận giữa bên B và bên A, hóa đơn thuế sẽ được điều chỉnh xuống bằng Credit Note để phản ánh đúng giá trị của lô hàng. Bên B có thể sử dụng con số trên Credit Note để điều chỉnh chi phí và thanh toán hóa đơn.
Những trường hợp phát hành Credit Note phổ biến nhất?
Dưới đây là một số trường hợp thông thường mà Credit Note được phát hành:
- Khách hàng thanh toán quá số tiền trong hóa đơn gốc.
- Sản phẩm giao cho khách hàng không đáp ứng được yêu cầu đã thỏa thuận.
- Khách hàng từ chối sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty.
- Khách hàng không hài lòng với hàng hóa và yêu cầu đổi trả, hoàn tiền.
- Bên bán chưa áp dụng chiết khấu cho bên mua trong thời gian có khuyến mãi.
- Hóa đơn xuất cho khách hàng có giá trị vượt quá giá trị lô hàng do sự nhầm lẫn.
Giai đoạn phát hành Credit Note diễn ra như thế nào?
Thông thường, quá trình phát hành Credit Note bao gồm các giai đoạn sau:
- Bên A cung cấp hàng hóa cho bên B cùng với hóa đơn thuế.
- Bên B phát hiện các vấn đề không đúng như đã thỏa thuận và thông báo cho bên A về những khoản giảm bằng chứng từ Debit Note (chứng từ ghi nợ).
- Bên A chấp nhận Debit Note và phát hành Credit Note.
Trong việc phát hành Credit Note, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý ghi chú phía trên để tránh nhầm lẫn với các hóa đơn khác.
Nếu hóa đơn ban đầu đã bao gồm thuế gia trị gia tăng, khi phát hành Credit Note, bạn cần báo cáo lại thuế giá trị gia tăng cho phù hợp.
App đầu tư chứng khoán dành cho người mới bắt đầu
Đối với người mới bắt đầu đầu tư cổ phiếu, bạn có thể trải nghiệm trở thành cổ đông của các công ty lớn với số vốn nhỏ và giá cổ phiếu rất thấp. Bằng cách mở tài khoản chứng khoán trực tiếp trên ứng dụng Infina, bạn có thể giao dịch cổ phiếu với số vốn chỉ từ 10.000đ.
TẢI ỨNG DỤNG NGAY!!!
Định dạng nội dung của Credit Note là gì?
Trên một Credit Note, phải bao gồm các thông tin sau:
- Ngày phát hành chứng từ.
- Số seri chứng từ trên hệ thống.
- Thông tin về tổ chức phát hành: tên, địa chỉ.
- Thông tin về người nhận: tên, địa chỉ thanh toán, mã số thuế.
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế hoặc số tiền tương ứng theo từng trường hợp.
- Lý do phát hành (nếu có).
- Chữ ký của bên cung cấp.
Thời gian lưu trữ Credit Note là bao lâu?
Các Credit Note này thường được công ty lưu trữ trong vòng 72 tháng kể từ thời điểm phát hành. Chúng có thể được lưu trữ dưới dạng bản cứng hoặc file mềm trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán.
Công dụng và ý nghĩa của Credit Note là gì?
Công dụng
Credit Note cho phép hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần trong hóa đơn thuế của bên bán, tuỳ thuộc vào thỏa thuận trước đó giữa các doanh nghiệp.
Điều kiện: Credit Note có thể sử dụng cho giá trị nhỏ hơn hoặc bằng trong hóa đơn thuế đã phát hành.
Ý nghĩa
Trong quá trình hoạt động, có thể xảy ra lỗi trong quy trình xuất hóa đơn và các tài liệu kế toán. Credit Note giúp sửa đổi số tiền trên hóa đơn một cách hợp pháp trên các báo cáo tài chính (tùy thuộc vào quy định của quốc gia) mà không cần hủy bỏ hóa đơn và thay thế bằng hóa đơn khác.
Ngoài ra, Credit Note còn giúp tạo điều kiện để tiếp thị lại, kích cầu cho đối tác về chiến lược giá, mà đối thủ cạnh tranh không biết. Tuy nhiên, việc sử dụng Credit Note đòi hỏi tuân thủ nhiều quy trình kế toán hơn.
Credit Note khác với hóa đơn như thế nào?
Hóa đơn là một tài liệu thanh toán chia thành các mục liệt kê các dịch vụ hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
Trong khi đó, Credit Note là một chứng từ cung cấp cho khách hàng nhằm mục đích sửa đổi các giá trị trên hóa đơn một cách hợp pháp do các nguyên nhân khác nhau.
Tổng kết
Với những độc giả không làm việc liên quan đến tài chính – kế toán hoặc hoạt động xuất – nhập khẩu, Credit Note có thể là một khái niệm mới. Infina hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn đã hiểu về Credit Note là gì và đây là một trong những kiến thức quan trọng trong lĩnh vực kế toán.
Bạn có ý kiến gì về vấn đề này? Hãy để lại bình luận phía dưới!
Xem thêm:
- Mệnh giá cổ phiếu là gì? Thị giá và mệnh giá khác nhau như thế nào?
- Hệ số Beta là gì? Tại sao phải quan tâm đến hệ số này khi đầu tư chứng khoán?
