Chắc hẳn bạn đã nghe rất nhiều về thuật ngữ “deadline” và có thể đã trải qua ít nhất một lần kinh nghiệm “kinh hoàng” khi chạm đến deadline. Nhưng bạn có hiểu thực sự về ý nghĩa và cách sử dụng của thuật ngữ “chạy deadline” không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu những thông tin cơ bản về deadline cùng những phương pháp hay và những sai lầm cần tránh khi chạy deadline.
I. Deadline là gì?
Theo nguồn gốc từ tiếng Anh, “deadline” được tạo thành từ sự kết hợp giữa từ “dead” (nghĩa là chết, không hoạt động, …) và từ “line” (nghĩa là đường kẻ, giới hạn, ranh giới, …). Khi ghép hai từ này lại, ta thu được từ “deadline” với ý nghĩa là hạn chót, thời hạn cuối cùng, thời điểm phải hoàn thành công việc, giới hạn không được vượt qua.
Ngày nay, deadline là thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng để chỉ thời gian giới hạn mà bạn cần hoàn thành một hoặc nhiều công việc, nhiệm vụ được giao. Mục đích của deadline là ràng buộc, thúc đẩy bạn cố gắng làm việc, hoàn thành đúng tiến độ và đạt hiệu quả. Ngoài ra, deadline còn được hiểu theo nghĩa thời gian kết thúc.
Ở Mỹ, trong các nhà tù, thuật ngữ deadline có ý nghĩa là ranh giới sinh tử; đây là giới hạn của nhà tù, và bất kỳ tù nhân nào vượt qua sẽ bị bắn ngay tại chỗ. Thuật ngữ này cũng được sử dụng trong hầu hết các lĩnh vực nghề nghiệp nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên để hoàn thành nhiệm vụ theo tiến độ công việc.
Trong môi trường làm việc, deadline được sử dụng để chỉ hạn chót của các công việc như: thời hạn hoàn thành dự án, thời điểm nộp báo cáo, thời hạn nộp hồ sơ, … Khi đó, deadline trở thành mốc thời gian để mọi người tự điều chỉnh tiến độ và tốc độ làm việc phù hợp.
II. Chạy deadline là gì?
Chạy deadline là tình trạng cố gắng làm việc gấp rút để hoàn thành các nhiệm vụ được giao trước thời điểm yêu cầu. Ví dụ, khi trưởng phòng yêu cầu bạn lập báo cáo và gửi trước 17h trong một ngày, nhưng do một số yếu tố khách quan, bạn chỉ có thời gian để lập báo cáo từ 15h. Bạn sẽ nhanh chóng cố gắng làm việc và đẩy nhanh tiến độ để kịp thời điểm gửi báo cáo như yêu cầu, và tình trạng này được gọi là chạy deadline.
III. Phân biệt deadline và dateline
Dateline chỉ thời điểm xảy ra sự kiện như lịch họp với trưởng phòng, cuộc hẹn với khách hàng, ngày giờ lập báo cáo, … Đây là thuật ngữ ngày càng phổ biến trong việc lập kế hoạch và đánh dấu các mốc thời gian để theo dõi. Ngược lại, deadline không chỉ mang ý nghĩa thời hạn hay ngày tới hạn.
Đôi khi có những người nhầm lẫn giữa deadline và dateline vì cách phát âm khá giống nhau và cùng mang ý nghĩa về thời gian. Tuy nhiên, hai thuật ngữ này hoàn toàn khác nhau. Deadline giúp bạn biết thời hạn kết thúc công việc, nhiệm vụ được giao. Còn dateline dùng để chỉ thời điểm xảy ra một sự kiện, hoặc một tình huống nào đó.
IV. Ý nghĩa của deadline trong công việc
1. Hoàn thành công việc hiệu quả
Trong quá trình làm việc, mỗi người có phong cách và phương pháp làm việc khác nhau. Những khác biệt này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu suất làm việc của mỗi người.
Đôi khi, có người thích tự đặt thời hạn làm việc cho bản thân, trong khi một số người khác thích làm việc theo thời hạn hoàn thành đã được định sẵn. Do đó, khi giao nhiệm vụ, người quản lý nên gắn kết thời hạn cùng với công việc để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng tiến độ.
Bên cạnh đó, thiết lập deadline không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn, mà còn giúp người quản lý phân chia dự án phù hợp với năng lực làm việc của cấp dưới và tăng hiệu suất công việc.
2. Tập trung đạt được mục tiêu
Một trong những ý nghĩa quan trọng của deadline là tăng sự tập trung để hoàn thành mục tiêu. Deadline có tác động trực tiếp đến thời gian làm việc, do đó bạn cần lập kế hoạch và xác định mục tiêu cần hoàn thành theo đúng thứ tự ưu tiên từ quan trọng đến không quan trọng để đảm bảo tiến độ công việc.
Đặt ra những mục tiêu cụ thể giúp bạn tập trung hơn vào công việc và giảm những sự xao lạc từ bên ngoài. Nhờ đó, bạn sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn được giao.
3. Phát hiện sai lầm trong công việc
Trong quá trình làm việc, hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch giúp bạn có thời gian xem xét lại công việc đã làm và phát hiện sai sót không cần thiết hoặc dự đoán các rủi ro có thể xảy ra.
Khi đó, bạn có thể điều chỉnh công việc để phù hợp, thay vì chỉ phát hiện sai sót khi bàn giao công việc. Điều này không chỉ mất thời gian cho việc sửa chữa mà còn có thể bị cấp trên phê phán. Vì vậy, việc đặt deadline và hoàn thành công việc sớm giúp bạn phát hiện những sai lầm trong công việc là rất hữu ích.
4. Chấp nhận thất bại nhỏ
Tất cả ai cũng muốn hoàn thành công việc tốt nhất và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, trong công việc cũng sẽ có những trở ngại và khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu suất công việc của bạn.
Tuy nhiên, khi làm việc với một deadline rõ ràng, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn để đáp ứng yêu cầu và thời hạn công việc đã đặt ra. Nhờ đó, bạn có thể tốt hơn và tìm giải pháp tốt hơn, chấp nhận thất bại nhỏ để rút kinh nghiệm cho những dự án lớn hơn.
5. Đánh giá hiệu suất công việc
Áp dụng deadline vào mọi công việc giúp bạn phát triển thói quen hoàn thành công việc đúng hạn, cải thiện hiệu suất làm việc. Khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn cũng là tiêu chí đáng tin cậy để đánh giá hiệu suất làm việc. Qua đó, bạn có thể nhìn nhận rõ hơn về khả năng làm việc của mình và không ngừng phát triển và mở rộng cơ hội làm việc.
6. Tạo bước đệm thành công cho sự nghiệp
Hoàn thành công việc đúng thời hạn không chỉ giúp bạn làm tốt hơn các công việc trong tương lai, mà còn tăng hiệu quả và mở rộng cơ hội làm việc cho bản thân và đội nhóm. Nhờ vào việc này, bạn có thể cải thiện khả năng làm việc, không ngừng phát triển và mở rộng sự nghiệp của mình.
Hoàn thành công việc đúng thời hạn cũng giúp bạn nhận được sự công nhận tích cực từ đồng nghiệp và cấp trên, tạo đà vững chắc cho con đường sự nghiệp trong tương lai của bạn.
V. Phương pháp chạy deadline hiệu quả
– Lập kế hoạch rõ ràng và cụ thể: Xây dựng một bảng kế hoạch chi tiết và rõ ràng cho từng giai đoạn công việc giúp bạn nhận biết những công việc cần làm để hoàn thành công việc. Nó cũng giúp bạn theo dõi và kiểm soát kết quả công việc, phát hiện những sai sót không cần thiết. Vì vậy, bạn nên lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết, thậm chí tạo kế hoạch cá nhân cho riêng mình. Nếu có quá nhiều công việc, bạn nên sắp xếp theo ưu tiên để hoàn thành theo trình tự và tránh bỏ sót công việc.
– Đặt thời gian hoàn thành công việc: Mỗi công việc đều cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành, nhằm đảm bảo hiệu quả và năng suất tối đa. Vì vậy, bạn cần tính toán kỹ và đặt thời gian hợp lý cho công việc, không làm việc quá sức và tránh ảnh hưởng tâm lý.
– Xem xét tính khả thi của deadline: Bạn không thể hoàn thành một khối lượng công việc dành cho một tháng trong vài ngày. Điều này vừa không khả thi vừa ảnh hưởng xấu đến công việc. Vì vậy, khi định ra deadline cho bản thân hoặc nhận công việc với deadline đã định sẵn, hãy xem xét tính khả thi và khả năng hoàn thành công việc dựa trên năng lực làm việc của bạn. Đừng làm mệt mỏi mình bằng deadline và không hoàn thành tốt công việc.
– Ghi chú các thông báo: Ghi chú lại thông tin cho từng giai đoạn công việc giúp công việc diễn ra thuận lợi và không bị bỏ sót thông tin. Việc ghi chú cũng nhắc nhở bản thân tập trung vào công việc hơn, giúp bạn tăng ý thức và hoàn thành công việc tốt nhất.
– Sử dụng đội ngũ hoặc công cụ phù hợp: Mỗi công việc có đặc thù và yêu cầu riêng như đòi hỏi sự hỗ trợ chuyên môn hoặc làm việc nhóm. Vì vậy, bạn nên hình thành một đội ngũ phù hợp với yêu cầu công việc, có thể lắng nghe ý kiến đóng góp và tìm ra giải pháp hiệu quả. Sử dụng công cụ hỗ trợ cũng giúp nhân viên làm việc dễ dàng hơn, vì vậy bạn không nên bỏ qua điều này.
– Quyết tâm và cố gắng không ngừng: Đòi hỏi sự quyết tâm và cố gắng không ngừng nhiệt huyết trong công việc. Vì vậy, hãy nhận thức về tầm quan trọng của thành công, không ngừng cố gắng hoàn thiện bản thân để nâng cao năng lực làm việc. Đừng ngại đề nghị được hỗ trợ khi cần, việc này không chỉ giúp bạn giải quyết khó khăn mà còn xây dựng mối quan hệ tích cực xung quanh mình.
VI. Những sai lầm cần tránh khi đặt deadline
– Đặt các deadline trùng lắp: Khối lượng công việc khác nhau sẽ có thời gian thực hiện và hoàn thành khác nhau. Tuy nhiên, có những trường hợp các deadline trùng nhau, đặc biệt là trong giai đoạn cao điểm. Vì vậy, bạn cần ghi chú và sắp xếp lại các deadline theo thời gian và yêu cầu từng công việc để điều chỉnh công việc hoặc nhận hỗ trợ kịp thời thay vì bị áp lực và stress vì quá nhiều deadline.
– Đặt kế hoạch không thực tế: Với kế hoạch không thực tế và không phù hợp với năng lực của bạn, bạn sẽ làm việc quá sức và mang tâm lý chán nản. Điều này dẫn đến trễ deadline, không thể hoàn thành công việc và ảnh hưởng đến kết quả công việc.
– Không chia giai đoạn deadline phù hợp: Việc không chia giai đoạn deadline phù hợp dễ dẫn đến mất kiểm soát trong việc theo dõi tiến độ công việc. Khi không chia giai đoạn phù hợp, bạn khó quản lý nhân viên làm việc và không biết được tiến độ công việc đã hoàn thành như thế nào. Điều này làm bạn xử lý công việc khó khăn và mất thời gian hơn.
– Thiếu kiên nhẫn khi thực hiện: Mỗi công việc có đặc thù và yêu cầu khác nhau. Với công việc đòi hỏi chuyên môn cao, deadline giúp bạn phát huy khả năng nhạy bén và các năng lực khác giúp công việc tốt hơn. Tuy nhiên, với công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và nhất quán, đặt deadline không chỉ làm mất thời gian mà còn không mang lại kết quả như mong đợi.
– Làm theo khuôn mẫu của người khác: Mỗi người có thế mạnh và phương pháp làm việc hiệu quả riêng. Nếu áp dụng deadline cho bạn mà lại dựa trên khuôn mẫu của người khác, hiệu quả công việc sẽ không đảm bảo. Vì đặt deadline yêu cầu sự sáng tạo, linh hoạt trong công việc và dựa trên năng lực của bạn để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Vì vậy, hãy cân nhắc khả năng làm việc nhóm, khả năng làm việc cá nhân và các công cụ hỗ trợ khác để đặt ra deadline phù hợp và khả thi.
VII. Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc
1. Dựa trên số lượng công việc
Tùy vào năng lực và khả năng hoàn thành công việc của mỗi cá nhân, số lượng công việc hoàn thành sẽ khác nhau. Do đó, đánh giá dựa trên số lượng công việc không tập trung. Khi nhân viên không làm việc hoặc làm việc riêng lẻ trong giờ hành chính, sẽ bị trừ điểm từ 0.5 đến 1 điểm.
2. Dựa trên chất lượng công việc
Đối với chất lượng công việc, sẽ có những tiêu chí riêng. Nếu nhân viên đáp ứng đầy đủ và đúng tất cả các tiêu chí, sẽ được coi là hoàn thành tốt công việc. Với mỗi công việc không hoàn thành đúng chất lượng yêu cầu từ doanh nghiệp, khách hàng, sẽ bị trừ từ 0.5 đến 1 điểm, tùy thuộc vào mức độ. Đối với các trường hợp đặc biệt cực kỳ nghiêm trọng, gây tổn thất cho công ty, sẽ bị trừ nhiều điểm hơn.
3. Dựa trên tiến độ công việc
Khi nhân viên nhận nhiệm vụ, cần đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, thời hạn đã đặt ra. Trong trường hợp trễ hạn vì những nguyên nhân không thể kiểm soát hoặc tác động từ bên ngoài, không tính vào quy định này.
Tuy nhiên, với các trường hợp xác định không thể hoàn thành đúng tiến độ, người thực hiện phải báo trước cho quản lý ít nhất 2 giờ. Mỗi công việc không hoàn thành đúng thời hạn sẽ bị trừ 0.5 điểm, và đối với trường hợp trễ hạn nghiêm trọng (trên 5 ngày hoặc gây tổn hại về tài sản hoặc uy tín của công ty) sẽ bị trừ 1 điểm.
4. Dựa trên tác phong làm việc
Tác phong làm việc yêu cầu nhân viên phải nhanh nhẹn, linh hoạt, nhiệt tình và tận tâm với khách hàng trong mọi yêu cầu và tình huống khác nhau. Trong trường hợp nhân viên không đáp ứng đủ các yêu cầu này, sẽ bị trừ 0.5 điểm. Việc này giúp các nhân viên phát triển và duy trì tác phong chuyên nghiệp trong quá trình làm việc.
Hy vọng bài viết đã mang lại những thông tin hữu ích về thuật ngữ deadline và phương pháp chạy deadline hiệu quả. Chúc bạn thành công trong công việc và đừng quên chia sẻ nếu thấy bài viết này hữu ích!