Site icon Blog Dương Trạng

Hướng dẫn bạn 5 cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel cực kỳ đơn giản và nhanh chóng

Dương Trạng

Lọc dữ liệu trùng bằng tính năng Take away Duplicates

Trong Microsoft Excel có tính năng Take away Duplicates giúp bạn có thể dễ dàng xóa các dòng dữ liệu bị trùng lặp mà cần quan tâm dữ liệu đó ra sao. Đây là cách đơn giản nhất bởi tính năng này được trang bị mặc định từ những phiên bản Excel rất lâu về trước. Để lọc dữ liệu trùng lặp bằng Take away Duplicates, các bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn vào vùng dữ liệu bạn cần lọc, vào thẻ Knowledge, ở phần Knowledge Instruments, chọn Take away Duplicates.

Bước 2: Trong hộp thoại Take away Duplicates hiện ra:

Bước 3: Nhấn vào OK. Lúc này, hệ thống sẽ có một thông báo về số giá trị giống nhau (duplicate values) đã được xóa đi và số giá trị duy nhất (distinctive values) còn lại trong vùng dữ liệu của bạn.

Đánh dấu dữ liệu trùng lặp bằng Conditional Formatting

Trường hợp bạn không chắc về dữ liệu của mình, bạn muốn kiểm tra dữ liệu trước khi quyết định có xóa hay không thì tính năng Conditional Formatting để đánh dấu dữ liệu trùng lặp sẽ là một lựa chọn hợp lý.

Bước 1: Chọn vào cột dữ liệu bạn muốn lọc, ở thẻ Dwelling, phần Types, nhấn vào Conditional Formatting, sau đó chọn Spotlight Cells Guidelines, tiếp đến chọn Duplicates Values.

Bước 2: Trong hộp thoại Duplicate Values hiện ra, bạn có thể chọn làm nổi bật giá trị trùng lặp bằng cách chọn Duplicate ở ô đầu tiên, nếu bạn muốn làm nổi bật giá trị duy nhất trong vùng dữ liệu, hãy sửa ô đầu tiên thành Distinctive.

Ở ô thứ hai, bạn có thể chọn màu sử dụng để làm nổi bật lên, mặc định là ô màu đỏ nhạt với chữ đỏ đậm (Gentle Purple Fill with Darkish Purple Textual content).

Bước 3: Nhấn vào OK. Lúc này, những dữ liệu trùng lặp (nếu bạn chọn Duplicate) hoặc những dữ liệu duy nhất (Distinctive) sẽ được đánh dấu theo màu bạn đã chọn.

Lọc dữ liệu trùng bằng Superior Filter

Tính năng Superior Filter sẽ hoạt động tương tự với một filter thông thường ở trong Excel, tức là bạn chỉ lọc ra những giá trị bạn muốn, những giá trị còn lại vẫn nằm ở đó, không bị mất đi. Để lọc dữ liệu trùng lặp bằng Superior Filter, các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn vào vùng dữ liệu bạn muốn lọc, ở thẻ Knowledge, phần Kind & Filter, chọn Superior.

Bước 2: Hộp thoại Superior Filter hiện ra, có một vài thiết lập bạn có thể làm như sau:

Bước 3: Nhấn OK. Kết quả xuất hiện như hình bên dưới.

Lọc dữ liệu trùng bằng Pivot Desk

Một cách để lọc dữ liệu nữa đó là dùng Pivot Desk. Pivot Desk là công cụ giúp bạn tính toán, thống kê dữ liệu được sử dụng rất phổ biến trong Excel. Bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn vào vùng dữ liệu, vào thẻ Insert, chọn Pivot Desk. Kiểm tra lại Desk/Vary xem có đúng vùng dữ liệu hoặc bảng bạn muốn không. Ở mục Select the place you need the PivotTable to be positioned, chọn New Worksheet nếu bạn muốn Pivot Desk xuất hiện ở trang mới, chọn Present Worksheet nếu bạn muốn đặt Pivot Desk ở một vị trí nào đó cụ thể. Sau đó, nhấn OK.

Bạn cũng có thể tạo bảng cho vùng dữ liệu của bạn trước khi thực hiện Pivot Desk bằng cách chọn vào vùng dữ liệu, vào Insert, chọn Desk (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + T), sau đó tick chọn vào My desk has headers và nhấn OK.

Bước 2: Các tùy chọn của Pivot Desk hiện ra. Ở cửa sổ PivotTable Fields, bạn kéo cột bạn muốn lọc dữ liệu trùng vào ô Rows, ở đây ví dụ lọc cột Họ và Tên, sau đó, kéo tiếp cột đó vào ô Values và chọn Worth Discipline Settings là Depend.

Lúc này, Pivot Desk sẽ đếm số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong cột Họ và Tên và những giá trị nào có số lần xuất hiện lớn hơn 1 là những giá trị bị trùng lặp.

Bước 3: Double Click on vào các giá trị lớn hơn 1, ở đây ví dụ là 3 (Nguyễn Văn A), Excel sẽ hiển thị các giá trị bị trùng lặp cho bạn.

Lọc dữ liệu trùng bằng công thức

Những cách trên chỉ có thể giúp bạn lọc được trùng lặp nếu dữ liệu ở cùng 1 sheet, còn với dữ liệu ở trên nhiều sheet, những cách trên sẽ không thể thực hiện được. Để lọc dữ liệu ở trên nhiều sheet, bạn phải dùng tới các hàm trong Excel. Giả sử bạn có hai vùng dữ liệu như sau:

Bạn muốn tìm ra những giá trị nào bị trùng lặp của cột Họ và Tên giữa hai vùng dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Thêm một cột Kiểm Tra vào vùng dữ liệu thứ 2.

Bước 2: Nhập công thức cho cột Kiểm Tra tại ô C2 như sau như sau:

=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet1!A:C,1,0)),”Distinctive”,”Duplicate”)

Bước 3: Áp dụng công thức cho toàn bộ cột Kiểm Tra. Những giá trị bị trùng lặp thì cột Kiểm Tra sẽ trả về giá trị “Duplicate”, giá trị duy nhất sẽ trả về giá trị “Distinctive”. Ta có kết quả như hình bên dưới.

Bài viết đã chia sẻ cho các bạn 5 cách để có thể lọc giá trị bị trùng lặp trong Excel cực kỳ nhanh chóng và dễ dàng. Nếu bạn có thêm cách nào khác để lọc giá trị trùng, đừng ngần ngại chia sẻ ở dưới phần bình luận nhé. Hy vọng bài viết giúp ích được cho bạn. Chúc các bạn thành công.

Exit mobile version