Một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng phải sử dụng sơ đồ tổ chức công ty. Loại sơ đồ này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều hành doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, FASTDO sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích về biểu đồ này cũng như các mô hình tổ chức của doanh nghiệp. Hãy cùng theo dõi nhé!
>>>> THAM KHẢO NGAY:
- Mentoring là gì? Phân loại các mô hình Mentoring
- 8 nguyên tắc quản lý thời gian “Vàng” của người thành đạt
- Pipeline trong kinh doanh là gì? Lợi ích và 3 bước xây dựng quy trình Pipeline
1. Vai trò quan trọng của sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức công ty là dạng biểu đồ trực quan mô tả về tính năng, hình dạng, hình ảnh thể hiện vị trí hoặc con người trong doanh nghiệp. Loại biểu đồ này có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Sơ đồ có thể hiển thị hệ thống thứ bậc, cấu trúc nội bộ công ty.
- Giúp nhân viên hiểu rõ được nhiệm vụ của mình.
- Sơ đồ có tác dụng làm rõ trách nhiệm cũng như vai trò của các bộ phận.
- Thông tin liên hệ của nhân viên sẽ được lưu trữ thuận tiện hơn.
- Bộ phận quản lý dễ dàng nắm được số lượng nhân viên.
- Giúp nhân viên nắm được lộ trình phát triển công việc của mình.
>>> XEM NGAY: 18 cách công nhận ý tưởng đóng góp cho công ty của nhân viên
2. Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản
Trước khi xây dựng sơ đồ tổ chức, công ty nên nghiên cứu mô hình nào phù hợp với mình. Dưới đây là cách tạo sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty đơn giản mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
2.1 Quyết định loại cơ cấu tổ chức
Khi quyết định loại cơ cấu tổ chức công ty, bạn cần xác định được hai vấn đề: Những nhóm chức năng trong quy trình làm việc và công ty có các phòng ban hay đội nhóm nào. Quá trình xác định sẽ giúp cho công ty nắm rõ các mối quan hệ trong sơ đồ tổ chức.
>>> TÌM HIỂU NGAY: 5 giá trị cốt lõi của các doanh nghiệp, thương hiệu hàng đầu
2.2 Vẽ sơ đồ tổ chức
Để vẽ sơ đồ, bạn cần thống kê các vai trò công việc trong công ty. Sau đó, bạn sẽ vẽ bảng mô tả công việc cho từng vai trò cụ thể và hoàn thiện sơ đồ. Lưu ý đảm bảo tính thông suốt về giao tiếp giữa các tổ chức.
>>> CẬP NHẬT NGAY: 4 hình thức quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay
3. Các mô hình sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty phổ biến
Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, kind check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.
Nhận Biểu Mẫu OKRs
Tùy vào cơ cấu mà các công ty sẽ có những mô hình khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các công ty sẽ có các mô hình phổ biến dưới đây.
3.1 Mô hình tổ chức ma trận
Mô hình tổ chức ma trận được xây dựng dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Vì vậy, thông tin trong mô hình này sẽ được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang. Bên cạnh đó, tổ chức ma trận được đánh giá là hệ thống khó nhất, bởi nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng, nhưng lại giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất.
Ưu điểm:
- Quá trình giao tiếp được nâng cao hiệu quả.
- Các cá nhân có cơ hội sử dụng kỹ năng chuyên môn trong nhiều tình huống khác nhau.
- Tăng cường sự phối hợp giữa các tổ chức trong công ty.
- Quá trình đưa ra quyết định được rút ngắn.
- Nguồn nhân lực được tận dụng tối ưu.
Hạn chế:
- Có thể dẫn đến sự thiếu trách nhiệm của các thành viên.
- Tình trạng nhân viên phải làm việc dưới sự điều hành của nhiều quản lý.
- Nhân sự cần khá nhiều thời gian để làm quen với mô hình.
- Có thể xảy ra xung đột giữa quản lý dự án và quản lý chức năng.
- Khó đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
>>> ĐỌC NGAY: Tháp nhu cầu Maslow là gì? Cách vận dụng trong quản trị
3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng là mô hình cơ cấu mà trong đó mỗi chức năng quản lý sẽ do một bộ phận đảm nhận. Chính vì vậy, đòi hỏi nhân sự phải nắm vững kỹ năng chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý.
Ưu điểm:
- Các chỉ dẫn được rõ ràng hơn.
- Quy định rõ trách nhiệm của công nhân và các bộ phận.
- Trình độ chuyên môn hóa được nâng cao.
- Tổ chức có thể sử dụng chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
- Nâng cao sản lượng và chất lượng sản xuất.
- Vấn đề lập kế hoạch và giám sát được hiệu quả hơn.
Hạn chế:
- Sự phối hợp giữa nhân viên và các bộ phận trở nên khó hơn.
- Các quyết định có thể không được đưa ra kịp thời.
- Có thể tạo ra rào cản và sự kém hiệu quả ở các bộ phận chức năng khác nhau
- Công việc giám sát, thực hiện không được làm ngay lập tức.
- Các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.
- Các chuyên viên khó để đạt được mục tiêu cá nhân của mình và có thể bỏ qua mục tiêu của tổ chức.
>>> THAM KHẢO THÊM: Chu trình PDCA trong sản xuất và giám sát chất lượng
3.3 Mô hình tổ chức phẳng
Ở mô hình tổ chức phẳng, các vị trí làm việc thường không có chức danh. Vì vậy, các nhân viên đều bình đẳng và hoạt động theo mô hình tự quản lý. Tuy nhiên, mô hình tổ chức phẳng chỉ có thể áp dụng với các doanh nghiệp ít nhân sự hoặc doanh nghiệp có môi trường hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên.
Ưu điểm:
- Công ty có thể tiết kiệm chi phí: Tiền lương, phúc lợi,…
- Trách nhiệm của nhân viên được nâng cao.
- Nhân sự không cần thiết được loại bỏ.
- Khả năng giao tiếp được nâng cao.
- Các quyết định được rút ngắn thời gian phê duyệt.
Hạn chế:
- Công ty có khả năng bị mất kiểm soát.
- Việc giám sát và kết nối nhân sự trở nên khó khăn.
- Nhân viên có thể bị căng thẳng vì nhận nhiều công việc trong một lúc.
- Sự tranh giành quyền lực của các cấp quản lý được phát sinh.
- Mô hình có thể tạo ra rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
- Công việc phê duyệt trở nên khó khăn.
- Các khoảng trống quyền lực được hình thành.
- Nhân viên ít có cơ hội thăng tiến và động lực hơn.
>>> KHÁM PHÁ NGAY: 4 gợi ý lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ
3.4 Sơ đồ tổ chức theo địa lý
Loại sơ đồ này phù hợp với công ty có hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau. Điển hình của mô hình này là cần phải báo cáo thường xuyên về trụ sở chính của công ty. Hầu hết các tập đoàn lớn để sử dụng tổ chức này.
Ưu điểm:
- Giúp nhân sự nhận thức rõ chức năng của công ty.
- Cơ cấu của công ty được quy hoạch rõ ràng hơn.
- Quá trình hoạt động và làm việc trở nên thông suốt và hiệu quả .
Hạn chế:
- Công việc giám sát và quản lý trở nên khó khăn hơn.
- Các thông tin có thể không được cập nhật kịp thời.
>>> TÌM HIỂU NGAY: 9 bước lập kế hoạch kinh doanh on-line thành công và hiệu quả
3.5 Mô hình tổ chức phân quyền
Đây là mô hình hình tổ chức truyền thống, chỉ thị sẽ được truyền đạt từ cấp cao nhất đến cấp quản lý trung rồi mới đến nhân viên. Đó cũng là lý do kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và nặng sự phân biệt.
Ưu điểm:
- Trách nhiệm và thẩm quyền được phân định rõ ràng.
- Lộ trình thăng tiến được xác định.
- Nhân viên được tập trung phát triển kỹ năng chuyên môn.
- Nguồn lực được chia sẻ, tránh sự chồng chéo, trùng lặp trách nhiệm.
Hạn chế:
- Mất nhiều thời gian để đưa ra quyết định.
- Giữa cấp dưới và cấp trên có sự cách biệt giao tiếp.
- Mục tiêu chung không được thống nhất.
- Các phòng ban thiếu sự phối hợp với nhau, có xu hướng cạnh tranh.
- Tổ chức không thích ứng hiệu quả với áp lực môi trường và cạnh tranh.
>>> ĐỌC THÊM: Năng suất là gì? 2 Tiêu chí đánh giá năng suất hiệu quả
4. 2 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo loại hình doanh nghiệp
Mỗi loại doanh nghiệp sẽ có sơ đồ tổ chức phù hợp với hình thức kinh doanh của mình. Dưới đây là 2 sơ đồ cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp phổ biến nhất, cùng theo dõi nhé!
4.1 Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần
Công ty cổ phần được xây dựng với các tổ chức chính như: Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty, ban kiểm soát. Mỗi chức danh sẽ tương đương với vị trí và vai trò khác nhau trong công ty.
>>> XEM NGAY: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp
4.2 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH
Công ty TNHH một thành viên là công ty do một cá nhân làm chủ sở hữu. Cơ cấu của công ty TNHH một thành viên gồm: Chủ tịch công ty, giám đốc hoặc tổng Giám đốc.
Công ty TNHH hai thành viên: là công ty có từ 02 đến 50 thành viên. Việc điều hành, quản lý ở công ty này dễ dàng hơn đối với công ty TNHH một thành viên do có sự quen biết giữa các cổ đông.
>>> TÌM HIỂU THÊM: Lợi ích của đàm phán trong kinh doanh mà nhà quản lý cần biết
5. 6 Mẫu sơ đồ tổ chức doanh nghiệp theo ngành
Với mỗi ngành khác nhau, doanh nghiệp cũng sẽ có sơ đồ tổ chức khác nhau. Dưới đây là một số ngành và sơ đồ tổ chức tương ứng
5.1 Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng
Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng gồm hai nội dung chính: Quy mô và sản phẩm, dịch vụ cung cấp cốt lõi. Doanh nghiệp xây dựng có nhiều lĩnh vực đa dạng tuy nhiên về cơ bản sẽ có hai cơ cấu chính là công ty có thi công và công ty không có thi công.
>>> BỎ TÚI NGAY: Cách đào tạo nhân viên bán hàng hiệu quả cho hiệu suất x2
5.2 Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất
Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất có thể chia thành hai loại: Sản xuất – gia công, sản xuất – thương mại. Tương ứng với mỗi sơ đồ sẽ có cơ cấu tổ chức nhân sự, bộ phận khác nhau.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Lý thuyết và xu hướng quản trị hiện đại cực bổ ích
5.3 Sơ đồ tổ chức công ty thương mại
Công ty thương mại là loại hình công ty mua bán hàng hóa, sản phẩm qua các cửa hàng, kênh phân phối. Chính vì vậy, sơ đồ tổ chức của họ sẽ chú trọng bộ phận chiến lược, mở rộng thị trường hơn các công ty khác.
>>> THAM KHẢO NGAY: 14 tố chất của người lãnh đạo tài ba cần có để thành công
5.4 Sơ đồ tổ chức công ty Logistics
Công ty Logistics là chuỗi cung ứng, đầu tư và phân phối sản phẩm. Đó là lý do, trong sơ đồ tổ chức của công ty Logistics đặc biệt quan tâm về hệ thống quản lý như: Hành chính, nhân sự, kho, gross sales,…
>>> THAM KHẢO NGAY: 4 phương pháp lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp phổ biến hiện nay
5.5 Sơ đồ tổ chức công ty vận tải
Dịch vụ chính của công ty vận tải là dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Vậy nên, trong khâu tổ chức, công ty vận tải đã có thêm bộ phận vận chuyển, kiểm soát chất lượng để quá trình cung ứng dịch vụ trở nên hiệu quả hơn.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Nút thắt cổ chai (bottleneck) là gì? Tác động và cách xác định
5.6 Sơ đồ tổ chức công ty du lịch
Công ty du lịch là công ty cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Về cơ bản, sơ đồ tổ chức của công ty du lịch cũng sẽ bao gồm các bộ phận cơ bản như: Kế toán, hành chính nhân sự, nghiệp vụ, kinh doanh,…
>>> XEM THÊM: Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) là gì? Cách áp dụng hiệu quả
6. 5 Mẫu sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp theo bộ phận
Một doanh nghiệp sẽ có đa dạng các bộ phận chuyên trách. Vì vậy, doanh nghiệp có thể căn cứ vào những bộ phận mà xây dựng sơ đồ tổ chức.
6.1 Tổng công ty
Tổng công ty là đơn vị quản lý cao nhất của các bộ phận. Chính vì vậy, tổng công ty cần xây dựng sơ đồ tổ chức tối ưu nhất để việc hoạt động và giám sát được hiệu quả.
>>> BỎ TÚI NGAY: 4 cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả [Kèm kinh nghiệm]
6.2 Phòng nhân sự
Cách tốt nhất để phòng nhân sự hoạt động hiệu quả đó chính là mỗi đơn vị sẽ chuyên về một chức năng chính. Về cơ bản, phòng nhân sự được chia thành hai bộ phận: Quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực.
>>> ĐỌC THÊM: TOP 12 Xu hướng chuyển đổi số tiềm năng trong năm 2022
6.3 Phòng kinh doanh
Với mỗi lĩnh vực, sản phẩm, văn hóa,… phòng kinh doanh sẽ có cơ cấu tổ chức khác nhau. Ba mẫu mô hình sơ đồ phòng kinh doanh phổ biến nhất gồm: Mô hình hòn đảo, mô hình dây chuyền, mô hình nhóm.
>>> ĐỌC NGAY: MBO là gì? So sánh ưu nhược của phương pháp MBO và MBP
6.4 Phòng kế toán
Tùy thuộc quy mô của công ty mà cơ cấu phòng kế toán sẽ khác nhau. Các yếu tố thường thấy trong cơ cấu phòng kế toán: trưởng phòng kế toán, phó phòng kế toán.
>>> ĐỌC NGAY: 4 Cách tính thời gian hoàn vốn cụ thể và các lưu ý khi áp dụng
6.5 Phòng Advertising and marketing
Hoạt động Advertising and marketing thực chất là hoạt động mang tính quản lý xã hội cao. Vì vậy, cơ cấu phòng Advertising and marketing sẽ chú trọng về chiến lược, kế hoạch để phát triển doanh số, thương hiệu.
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:
- 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)
- BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả
- Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
- [TẢI MIỄN PHÍ] 2 Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty chuẩn cho nhân viên
- Phần mềm fCheckin giải pháp thông minh cho chấm công tự động
Trong bài viết trên, FASTDO đã tổng hợp cho bạn tất cả những loại sơ đồ tổ chức công ty và cơ cấu tổ chức cho từng doanh nghiệp cụ thể. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi qua fatsdo.vn để được tư vấn trực tiếp nhé!
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0905 852 933
- E mail: assist@fastdo.vn
- Web site: https://fastdo.vn/