Ngoài e mail thì memo cũng là một hình thức liên lạc phổ biến và được nhiều người sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa rõ về các tính năng, cách sử dụng memo và làm thế nào để viết một memo đúng chuẩn. Hãy cùng Vietnix tìm hiểu chi tiết về các thông tin trên trong bài viết dưới đây nhé.
Memo là gì?
Memo là một thuật ngữ phổ biến trong tiếng Anh, viết tắt của từ “memorandum”. Memo là một bản ghi nhớ hoặc thông báo ngắn gọn được sử dụng để liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp về các vấn đề có liên quan đến thủ tục, kinh doanh của một tổ chức.
Khác với e mail có thể gửi thư từ các cá nhân cho nhau thì memo được sử dụng chủ yếu dưới dạng tin nhắn, văn bản cá nhân gửi đến một nhóm nhân viên hoặc một phòng ban, bộ phận, mọi người trong công ty.
Cấu trúc của memo (Memo Format)
Về cơ bản, cấu trúc của một memo gồm 4 phần chính: Tiêu đề, đoạn một, đoạn hai và đoạn ba. Hãy cùng Vietnix tìm hiểu rõ hơn về chi tiết nội dung từng phần trong phần dưới đây.
1. Tiêu đề
Ở phần tiêu đề, bạn sẽ muốn gắn nhãn cho nội dung một cách rõ ràng bằng tên là “memorandum” để người đọc có thể biết chính xác được nội dung nhận. Sau đó, một số nội dung bạn được yêu cầu nêu rõ như phần: From, To, Date và Topic (người gửi, người nhận, ngày tháng và chủ đề gửi).
2. Đoạn một
Tiếp theo, khi đi vào phần nội dung của một memo. Đoạn đầu tiên, bạn sẽ nêu trực tiếp mục đích mà bạn muốn gửi memo.
Một memo cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ thông tin và thể hiện được trọng tâm của vấn đề. Bạn cần cung cấp tổng quát về các thông tin quan trọng nhất trước và triển khai, đi sâu vào chi tiết từng nội dung ở các đoạn kế tiếp.
3. Đoạn hai
Trong đoạn thứ hai, bạn sẽ muốn nêu rõ bối cảnh của vấn đề mà bạn viết memo cho người nhận.
4. Đoạn ba
Đoạn thứ ba trong một memo thường sẽ nêu lên các nội dung, yêu cầu cụ thể dành cho từng nhân viên.
Đối với memo thông báo đến nhân viên về kế hoạch sửa chữa văn phòng trong thời gian tới bạn có thể diễn đạt bằng câu “ Chúng tôi đánh giá rất cao về sự hợp tác của bạn trong quãng thời gian này”.
Ngoài ra, nếu bạn không có mong đợi gì về hành động cụ thể của nhân viên sau khi nhận được memo thì việc thêm vào đoạn này cũng là một cách thể hiện sự mong muốn họ xử lý tin tức và phản hồi của họ về thông tin đó.
Các ví dụ về memo (Memo Template)
Dưới đây là một số mẫu về cách viết memo mà bạn có thể tham khảo:
- Mẫu biên bản memo 1:
- Mẫu biên bản memo 2:
- Mẫu biên bản memo 3:
Lời kết
Memo là một trong số những hình thức văn bản được nhiều doanh nghiệp sử dụng để trao đổi thông tin. Vietnix hy vọng rằng với những thông tin chia sẻ trong bài viết trên đây sẽ giúp cho bạn đọc hiểu được khái niệm memo và có thể áp dụng để viết được một memo hoàn chỉnh. Đừng quên theo dõi weblog Vietnix để không bỏ qua những nội dung hữu ích khác.