1. Tìm hiểu chung về Hệ thống quản lý đơn hàng OMS
Hiện nay, việc mua sắm đã trở nên đơn giản và tiện lợi hơn bao giờ hết, dù là mua hàng trực tuyến hay mua trực tiếp tại cửa hàng. Quá trình mua hàng nhanh chóng và thuận tiện luôn là yếu tố quan trọng mà khách hàng chú trọng khi lựa chọn nhà cung cấp. Hệ thống quản lý đơn hàng OMS được ra đời để giải quyết vấn đề này.
Một trong những lợi ích chính của OMS là cung cấp một hệ thống tập trung duy nhất để quản lý đơn hàng từ tất cả các kênh bán hàng, bao gồm cửa hàng, website bán hàng, điện thoại di động và quầy. Vậy OMS là gì? Cùng tìm hiểu ngay bây giờ!
1.1. Hệ thống Quản lý Đơn hàng OMS là gì?
OMS là viết tắt của Order Management System trong tiếng Anh, có nghĩa là Hệ thống quản lý đơn hàng. OMS là một hệ thống phần mềm máy tính chạy liên kết với nhau để nhập dữ liệu và xử lý các đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau.
Một hệ thống OMS tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp, xử lý tất cả các hoạt động liên quan đến hoàn thành đơn hàng của khách hàng. Hệ thống này cho phép nhân viên và khách hàng xem và theo dõi từng đơn hàng từ đầu đến cuối, đồng thời giúp phân tích hiệu quả của quy trình bán hàng.
Điều quan trọng nhất mà một OMS mang lại cho doanh nghiệp là cung cấp các báo cáo về việc thực hiện đơn hàng và thông tin chi tiết để các nhà bán lẻ và nhà phân phối có thể theo dõi các chỉ số quan trọng của họ.
Điều gì làm cho một đơn hàng hoàn thành nhanh chóng với mức chi phí thấp nhất? Nếu không, làm thế nào để cải thiện điều này? Các mặt hàng nào mang lại lợi nhuận tốt hơn? Nếu không, làm thế nào để cải thiện hiệu suất của chúng?… Đây là những câu hỏi mà một doanh nghiệp cần xem xét, và tất cả những vấn đề này có thể được giải quyết thông qua hỗ trợ của Hệ thống quản lý đơn hàng OMS và phần mềm quản lý kênh phân phối.
1.2. Tại sao Hệ thống quản lý đơn hàng OMS quan trọng?
OMS có thể nâng cao hiệu quả quy trình quản lý đơn hàng của doanh nghiệp bằng cách tự động hóa nhiều bước mà hệ thống quản lý đơn hàng truyền thống yêu cầu thao tác thủ công. Từ đó, OMS giúp cải thiện khả năng xử lý đơn hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng của công ty. Điều này có thể tạo sự hài lòng cho khách hàng. Từ trải nghiệm tốt ban đầu, bạn sẽ có những khách hàng trung thành và tiềm năng.
Thương mại điện tử đang ngày càng phát triển và hiệu quả hơn những hình thức thương mại khác. Trong ngữ cảnh này, Hệ thống quản lý đơn hàng đang chứng minh giá trị của mình trong việc giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu.
OMS giúp bạn đáp ứng kỳ vọng của khách hàng với khả năng sử dụng bất kỳ kênh nào để đặt hàng, lựa chọn giao hàng hoặc nhận trực tiếp tại cửa hàng, và có thể trả lại hoặc đổi sản phẩm ở bất kỳ đâu.
Ngoài ra, OMS còn hỗ trợ quản lý đơn hàng phân tán. Điều này giúp bạn xử lý đơn hàng liên quan đến vận chuyển từ nhiều địa điểm mà không phải lo lắng về chi phí tăng thêm. OMS cũng cho phép xử lý khối lượng đơn hàng ngày càng lớn khi doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn hơn.
1.3. Các tính năng của hệ thống quản lý đơn hàng OMS
Một hệ thống OMS thường hỗ trợ năm khía cạnh chính trong quy trình quản lý đơn hàng, bao gồm kênh bán hàng, hỗ trợ bán hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng, quản lý hàng tồn kho và quản lý tài chính.
1.3.1. Kênh bán hàng
OMS nhận và tổng hợp thông tin từ tất cả các điểm bán hàng, bao gồm cả các website bán hàng trực tuyến. Một hệ thống OMS cung cấp nhiều tính năng để hỗ trợ đơn hàng từ nhiều vùng khác nhau trên thế giới và nhiều đơn vị tiền tệ.
1.3.2. Hỗ trợ bán hàng
Thông tin về sản phẩm và số lượng sản phẩm trong kho được cập nhật theo thời gian thực cho khách hàng và nhân viên, bao gồm cả nhóm dịch vụ khách hàng. OMS hỗ trợ quy trình khi khách hàng trả lại hoặc đổi hàng, và xử lý việc chuyển đổi giữa các kênh bán hàng của khách hàng.
1.3.3. Cơ sở dữ liệu khách hàng
OMS chứa thông tin liên quan đến khách hàng, bao gồm thông tin liên hệ và hoạt động của khách hàng, bao gồm cả các đơn hàng trước đó. Điều này giúp doanh nghiệp xác định khách hàng có thể mang lại lợi nhuận cao và tận dụng được hơn. Từ đó, bộ phận bán hàng và chăm sóc khách hàng đề xuất các hành động phù hợp.
1.3.4. Quản lý hàng tồn kho
Ngoài việc cung cấp một cái nhìn tổng quan về các mặt hàng kinh doanh, OMS hỗ trợ quản lý và theo dõi lượng hàng tồn kho. OMS sử dụng các thuật toán quản lý hàng tồn kho để xác định địa điểm lưu trữ phù hợp và tìm hình thức vận chuyển tối ưu nhất.
Một hệ thống OMS cung cấp dữ liệu sử dụng trong quá trình quản lý và thực hiện đơn hàng từ hàng tồn kho, bao gồm việc chọn, đóng gói, vận chuyển và theo dõi đơn hàng.
1.3.5. Quản lý tài chính
Dữ liệu từ OMS được chuyển vào hệ thống kế toán và các sổ ghi chú, như khoản phải thu và khoản phải trả. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian vì không cần nhập lại thông tin hoặc truyền thông tin qua quá trình riêng biệt.
2. Nguyên lý hoạt động và phân loại Hệ thống quản lý đơn hàng OMS
2.1. Nguyên lý hoạt động của hệ thống OMS
Như đã đề cập trước đó, hệ thống quản lý đơn hàng OMS hỗ trợ doanh nghiệp trong tất cả các giai đoạn trong quy trình bán hàng.
OMS bắt đầu hoạt động bằng việc cung cấp báo cáo về khả năng cung cấp đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong chuỗi cung ứng. Thông tin này được tổng hợp từ kho hàng và cửa hàng của doanh nghiệp, cũng như từ các nhà cung cấp bên thứ ba như các công ty vận chuyển và điểm nhận hàng.
Sau đó, OMS cung cấp khả năng quản lý quy trình bán hàng bằng cách nắm bắt, xác nhận và thực hiện đơn hàng. Ngoài ra, OMS hỗ trợ xác nhận và giao hàng lô hàng cũng như trao đổi thông tin với khách hàng.
Sau khi đặt hàng, OMS cung cấp khả năng thanh toán dễ dàng và chia sẻ dữ liệu với hệ thống tài chính. Nếu khách hàng muốn trả lại một sản phẩm, OMS áp dụng quy tắc để xử lý việc trả hàng từ mọi kênh, đáp ứng yêu cầu hoán đổi, ghi chú vào tài khoản khách hàng và quản lý quá trình định vị.
2.2. Các loại hệ thống quản lý đơn hàng OMS
Doanh nghiệp có thể mua phần mềm OMS dưới dạng các mô-đun riêng lẻ bao gồm các khía cạnh của quy trình quản lý đơn hàng hoặc mua một bộ hoàn chỉnh để quản lý toàn bộ quy trình. Mỗi mô-đun cung cấp các công cụ để liên kết với các hệ thống kinh doanh khác, tuy nhiên, điều này yêu cầu tích hợp.
Hệ thống quản lý đơn hàng OMS có thể được triển khai dưới dạng phần mềm cài đặt hoặc phân phối theo mô hình SaaS – mô hình dịch vụ ứng dụng phần mềm. Mô hình SaaS mang lại nhiều lợi ích như triển khai nhanh chóng, dễ dàng, khả năng mở rộng tốt và truy cập từ mọi nơi có kết nối internet với trình duyệt hoặc ứng dụng di động.
Thêm vào đó, việc duy trì và lưu trữ ứng dụng thuộc trách nhiệm của nhà cung cấp hệ thống OMS, đảm bảo trải nghiệm và hiệu quả cho doanh nghiệp sử dụng.
3. Lựa chọn Hệ thống quản lý đơn hàng OMS phù hợp
Quyết định lựa chọn OMS phù hợp luôn là quyết định quan trọng. Quyết định này dựa trên nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, bao gồm kỳ vọng về tăng trưởng, mở rộng toàn cầu, tăng khối lượng đơn hàng và mở rộng kênh bán hàng.
Một yếu tố quan trọng khác là khả năng kết nối với các hệ thống khác, bao gồm trang web thương mại điện tử và hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Quan trọng là càng ít tích hợp và nhập khẩu thủ công, càng ít khả năng gặp lỗi.
Hơn nữa, các giải pháp OMS dựa trên đám mây và SaaS không đòi hỏi doanh nghiệp phải duy trì phần cứng hoặc cài đặt phần mềm. Các ứng dụng OMS cục bộ chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ và quản lý hệ thống riêng của mình.
Qua bài viết trên, bạn đã hiểu về nguyên lí hoạt động và tầm quan trọng của một Hệ thống quản lý đơn hàng OMS đối với sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp sản xuất hàng hóa. Khi công nghệ đám mây đang trở thành xu hướng, SaaS OMS là lựa chọn thích hợp cho việc quản lý quy trình bán hàng của doanh nghiệp.