Sơ đồ tư duy là một phương pháp biểu đạt ý tưởng bằng hình ảnh, giúp khai thác tối đa khả năng ghi nhớ của não bộ và cho phép người tư duy tìm ra phương pháp tối ưu để giải quyết vấn đề. Sơ đồ tư duy ngày càng trở nên phổ biến, phù hợp với mọi đối tượng và ngành nghề trong công việc. Hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ tư duy, đói trong số đó là phần mềm Visio của Microsoft. Visio cung cấp công cụ hỗ trợ vẽ sơ đồ tư duy chuyên nghiệp cùng giao diện dễ sử dụng giống với Word và Excel. Nếu bạn chưa biết cách vẽ sơ đồ tư duy bằng Visio, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây.
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách vẽ sơ đồ tư duy bằng Visio, mời bạn cùng theo dõi.
Bước 1: Mở Visio, giao diện đầu tiên hiển thị là giao diện chọn kiểu sơ đồ. Visio cung cấp nhiều loại sơ đồ để bạn lựa chọn (nếu không hiện giao diện chọn, bạn có thể chọn File -> New). Để vẽ sơ đồ tư duy, bạn chọn Categories -> Business.
Bước 2: Chọn Brainstorming Diagram.
Sau đó, chọn đơn vị đo lường Metric Units và chọn Create.
Bước 3: Giao diện làm việc sẽ xuất hiện. Visio có giao diện trực quan giống với Word, Excel, nhưng khác một số phần mềm vẽ sơ đồ khác. Phía bên trái là một số hình hỗ trợ vẽ sơ đồ tư duy trong mục Brainstorming Shapes (1). Phần OutlineWindow (2) cho phép bạn theo dõi toàn bộ sơ đồ tư duy một cách thu gọn, khi chỉnh sửa sơ đồ tư duy, nội dung trong OutlineWindow cũng sẽ cập nhật. Ngược lại, bạn cũng có thể chỉnh sửa nội dung trong OutlineWindow để sơ đồ tư duy thay đổi.
Bạn có thể thu nhỏ OutlineWindow bằng cách chọn biểu tượng ghim bên trái, khi rút chuột ra khỏi OutlineWindow, nó sẽ thu nhỏ lại.
Để mở OutlineWindow, bạn nhấp chuột vào chữ OutlineWindow. Để ghim lại, bạn nhấp chuột vào biểu tượng ghim dọc như hình dưới.
Bước 4: Tạo chủ đề chính (Main topic)
Đầu tiên, bạn cần tạo chủ đề chính (Main topic). Bạn có thể kéo thả Main topic từ bảng Brainstorming Shapes sang giao diện trống.
Bạn cũng có thể chọn thẻ Brainstorming -> Main.
Sau đó, nhấp đúp chuột vào chủ đề và nhập tên cho chủ đề. Bạn có thể chỉnh sửa font, size, kiểu chữ, màu chữ trong phần Font của thẻ Home.
Để xóa chủ đề, bạn chọn chủ đề và nhấn phím Delete.
Bước 5: Thêm chủ đề con (Subtopic)
Chọn chủ đề chính -> chọn thẻ Brainstorming -> Subtopic.
Nhấp đúp chuột và nhập tên cho chủ đề con, sau đó chỉnh sửa chữ cho chủ đề con giống với chủ đề chính.
Visio cho phép bạn thêm nhiều chủ đề con cùng một lúc bằng cách chọn chủ đề cần thêm và chọn Brainstorming -> Multiple Subtopics (hoặc nhấp chuột phải vào chủ đề cần thêm và chọn Add Multiple Subtopics).
Xuất hiện cửa sổ Add Multiple Topics, bạn nhập tên chủ đề con, mỗi chủ đề con trên một dòng. Sau khi hoàn thành, bạn chọn OK để thêm nhiều chủ đề con.
Bạn thêm chủ đề con cho đến khi đạt được sơ đồ như bạn mong muốn, bạn có thể thêm bao nhiêu chủ đề tuỳ ý.
Bước 6: Chỉnh sửa sơ đồ tư duy
1. Thay đổi kiểu hình cho chủ đề
Chọn tất cả chủ đề trong sơ đồ tư duy (nhấn giữ phím Shift + click chuột để chọn nhiều chủ đề), sau đó chọn thẻ Brainstorming -> Change Topic.
Xuất hiện cửa sổ Change Shape, bạn lựa chọn kiểu hình trong New shape và nhấn OK để thay đổi. Có các kiểu hình sau:
- Oval: hình oval.
- Cloud: hình đám mây.
- Rectangle: hình chữ nhật.
- Line: hình đường thẳng.
- Freehand: hình tự do/ kiểu vẽ tay.
- Wave: hình làn sóng…
2. Thay đổi theme, màu sắc, hiệu ứng cho sơ đồ tư duy
Chọn tất cả sơ đồ tư duy, sau đó chọn thẻ Design -> chọn chủ đề phù hợp trong phần Themes. Bạn có thể mở rộng để chọn nhiều chủ đề khác nhau.
Phần Variants là các màu sắc ứng với chủ đề đã chọn, bạn có thể mở rộng để chọn thêm nhiều màu sắc trong phần Colors.
Để chọn hiệu ứng cho chủ đề trong sơ đồ tư duy, bạn chọn trong phần More -> Effects.
Để chọn kiểu mũi tên cho chủ đề trong sơ đồ tư duy, bạn chọn trong phần More -> Connectors.
3. Thay đổi giao diện cho từng chủ đề
Nhấp chuột chọn chủ đề cần thay đổi, sau đó bạn chỉnh sửa màu nền (Fill), đường viền (Line), kiểu hình (Shape Styles), hiệu ứng (Effects) trong thẻ Home.
4. Thay đổi kiểu sơ đồ tư duy
Bạn không cần chọn chủ đề trong sơ đồ tư duy mà chọn luôn thẻ Brainstorming -> Diagram Style.
Xuất hiện cửa sổ Brainstorming Style, bạn lựa chọn kiểu sơ đồ trong phần Select a style, và phần xem trước bên phải giúp bạn lựa chọn dễ dàng hơn. Sau khi lựa chọn xong kiểu sơ đồ, bạn chọn OK để xác nhận lựa chọn.
Sơ đồ tư duy sẽ thay đổi theo kiểu bạn chọn:
5. Thay đổi bố cục sắp xếp cho sơ đồ tư duy
Bạn có thể điều chỉnh bố cục cho sơ đồ tư duy bằng cách chọn thẻ Brainstrorming -> Layout.
Xuất hiện phần Layout, bạn lựa chọn bố cục phù hợp trong phần Select a layout, và nhấn OK để lưu lựa chọn.
Sơ đồ tư duy sẽ được sắp xếp theo bố cục bạn đã chọn, bạn có thể sắp xếp sao cho phù hợp với trang giấy.
Bước 7: Xuất dữ liệu
1. Sao chép sơ đồ (hình vẽ) sang Word
Bạn có thể sao chép sơ đồ sang Word bằng cách nhấp và giữ chuột để chọn sơ đồ tư duy, sau đó nhấp chuột phải và chọn Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C) để sao chép.
Mở Word, nhấp chuột phải và chọn Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán.
Để chỉnh sửa sơ đồ tư duy, bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào sơ đồ và sẽ hiển thị phần chỉnh sửa của Visio.
2. Xuất nội dung sơ đồ vào Word
Chọn Brainstorming -> Export Data -> To Microsoft Word.
Xuất hiện cửa sổ File Save. Bạn chọn vị trí lưu file và đặt tên file trong File name, sau đó nhấn Save.
Trang Word chứa nội dung sơ đồ tư duy sẽ hiển thị.
3. Xuất nội dung sơ đồ vào Excel
Tương tự như xuất sang Word, chọn Brainstorming -> Export Data -> To Microsoft Excel.
Xuất hiện cửa sổ File Save. Bạn chọn vị trí lưu file và đặt tên file trong File name, sau đó nhấn Save.
Dữ liệu sơ đồ tư duy sẽ được hiển thị trong file Excel.
Bước 8: Lưu sơ đồ tư duy
Chọn File -> Save (hoặc Save As) -> Browse.
Chọn vị trí lưu file, đặt tên file trong File name và chọn định dạng cho file trong phần Save as type, cuối cùng nhấn Save để lưu lại.
Như vậy, bạn đã biết cách vẽ sơ đồ tư duy bằng Visio một cách đơn giản. Visio còn có nhiều công cụ giúp bạn chỉnh sửa sơ đồ tư duy phức tạp hơn. Bạn có thể tìm hiểu thêm sau khi thành thạo các bước cơ bản. Chúc bạn thành công!