Để tổ chức của bạn hoạt động như một cỗ máy được điều chỉnh tinh vi (và để tránh bị rạn nứt ở các liên kết), các thành viên trong nhóm cần phải luôn ở trên con đường chung hoặc có cách thực hiện nhất quán với nhau. Đây là lúc Quy trình thao tác chuẩn (SOP) phát huy tác dụng. Vậy SOP là gì?
Quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
“SOP” là viết tắt của cụm từ “Standard Operating Procedure” được dịch sang tiếng Việt là “Quy trình thao tác chuẩn”. SOP là một quy trình riêng biệt dành cho hoạt động của một tổ chức. SOP mô tả các hoạt động cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ theo quy định của ngành, pháp luật địa phương hoặc thậm chí chỉ là tiêu chuẩn riêng để điều hành doanh nghiệp của bạn. Mọi tài liệu hướng dẫn cách thực hiện thuộc danh mục quy trình SOP.
Phát triển một SOP là việc hệ thống hóa tất cả các quy trình của bạn và ghi lại chúng. Trên thực tế, một SOP xác định các quy định được mong đợi trong tất cả các doanh nghiệp để có sự đảm bảo chất lượng. SOP đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. SOP là các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn bạn cần trong nguyên tắc hoạt động, tiếp thị và quản trị doanh nghiệp để đảm bảo thành công.
Chức năng của quy trình thao tác chuẩn SOP trong một số lĩnh vực
- SOP trong sản xuất thuốc
- An toàn hoạt động phòng thí nghiệm
- Thẩm định phương pháp phân tích nghiên cứu sản phẩm thuốc
- Lịch trình bảo trì và hiệu chuẩn các dụng cụ kiểm tra và cân định lượng khác nhau
- Kiểm soát môi trường phòng thí nghiệm, bao gồm nhiệt độ và độ ẩm
- Đánh giá tiêu chuẩn làm việc
- Hiệu chuẩn dụng cụ thủy tinh
- Xử lý khiếu nại của khách hàng
- Tiếp nhận và phân phát mẫu xét nghiệm
- Đảm bảo chất lượng và an toàn của sản phẩm thuốc
- SOP trong khách sạn
- Thực hiện bảo trì phòng ngừa (PM) đối với hệ thống HVAC, hệ thống đường ống dẫn nước, hệ thống chiếu sáng, bãi cỏ và các cơ sở dùng chung
- Quy trình đặt phòng, nhận phòng và trả phòng
- SOP trong Logistics
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Quản lý chuỗi cung ứng thích hợp
- Đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng
- SOP trong ngành may mặc
- Các bước trong dây chuyền sản xuất
- Quy trình kiểm tra, bảo trì thiết bị
- Đào tạo nhân viên mới
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm
- Phân loại sản phẩm lỗi
- SOP trong sản xuất
- Đánh giá trình độ của các nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu
- Xử lý, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất
- Bảo trì thiết bị sản xuất và dụng cụ thí nghiệm
- An toàn hoạt động sản xuất
- Xử lý nước thải công nghiệp và chất thải trước khi xả
- Chính sách thu hồi vật tư, sản phẩm bị lỗi
Các loại quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
Mặc dù công ty có quyền tự do phát triển các tài liệu SOP nội bộ của mình theo định dạng thích hợp nhất, nhưng hầu hết các tổ chức chọn một trong ba định dạng sau.
- Định dạng từng bước
Trong một số trường hợp, có thể chỉ cần tạo một danh sách đơn giản được đánh số hoặc gạch đầu dòng các bước cần thực hiện khi hoàn thành một quy trình. Định dạng này chỉ nên được sử dụng khi quy trình được đề cập là đơn giản và trong phần lớn các trường hợp, có thể hoàn thành mà không gặp sự cố.
Các quy trình trong đó định dạng từng bước có thể bao gồm:
- Hướng dẫn thiết lập và dọn dẹp
- Trình tự đăng nhập kỹ thuật số
- Hướng dẫn sử dụng thiết bị đúng cách và an toàn
- …
- Định dạng phân cấp
Định dạng phân cấp cũng liệt kê các bước của quy trình cần hoàn thành như Định dạng từng bước. Tuy nhiên, SOP phân cấp cung cấp các chi tiết bổ sung trong mỗi bước nếu cần thiết. Mặc dù SOP theo từng bước thuần túy chỉ liệt kê các bước 1, 2, 3, vv., nhưng một SOP phân cấp có thể bao gồm các bước 1a và 1b; 2a, 2b, 2c; 3a, 3b.
Định dạng phân cấp được sử dụng khi cần thêm hướng dẫn để hoàn thành đầy đủ một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ đơn giản, nếu Bước 1 yêu cầu các thành viên của nhóm đăng nhập vào tài khoản của mình, thì Bước 1a có thể hướng dẫn cá nhân nhập tên người dùng của họ, và Bước 1b sẽ hướng dẫn họ nhập mật khẩu.
- Định dạng lưu đồ
Định dạng lưu đồ được sử dụng tốt nhất để minh họa các SOP khi có thể có nhiều kết quả tại một số điểm nhất định trong quá trình. Trong các trường hợp như vậy, kết quả của một bước sẽ ảnh hưởng đến cách nhóm tiếp cận các bước tiếp theo.
Lưu ý rằng, trong ví dụ này, có nhiều lần phải đưa ra quyết định về cách tiến hành. Về cơ bản, mỗi bước tiếp theo phụ thuộc vào kết quả của bước trước đó.
Các thành phần của một SOP là gì?
- Trang tiêu đề
Liệt kê tiêu đề của quy trình, đối tượng mà nó dành cho. Phần này đề cập đến vai trò cụ thể, bộ phận, nhóm hoặc cơ quan, số nhận dạng SOP của bộ phận và tên cũng như chữ ký của những người đã chuẩn bị và phê duyệt SOP.
- Mục lục
Cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các phần khác nhau trong các SOP lớn.
- Một danh sách từng bước của các thủ tục
Bao gồm các giải thích về mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của nhiệm vụ, các yêu cầu quy định, thuật ngữ, mô tả về những gì cần làm để hoàn thành từng bước và thảo luận về các quyết định phải được đưa ra. Phần này sẽ chiếm phần lớn trong SOP.
Lưu ý: Sau khi viết bản nháp, nó cần được xem xét, chỉnh sửa và kiểm tra nhiều lần. Quá trình này sẽ lặp lại cho đến khi một SOP hoàn chỉnh được viết và được tất cả các bên liên quan phê duyệt. Lúc này, nó có thể được phân phối cho mọi người cần sử dụng để thực hiện công việc của họ. Quan trọng là cho phép bất kỳ ai sử dụng SOP xem lại hướng dẫn trong suốt quá trình viết để đảm bảo bao gồm đầy đủ các bước cần thiết.
Lời khuyên khi xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP
- Thiết lập SOP trước khi vận hành
- Đánh giá các SOP ít nhất một lần trong năm
- Xây dựng các quy trình bằng ngôn ngữ, phong cách và định dạng tốt nhất cho cơ sở
- Viết các SOP bằng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn để người đọc dễ hiểu các quy trình và hoạt động
- Mức độ chi tiết trong các SOP phải cung cấp đủ thông tin để duy trì hiệu suất nhất quán trong khi vẫn giữ cho các thủ tục không trở nên không thực tế
- Lưu trữ các SOP bằng văn bản tại cơ sở để người giám sát và người được giám sát có thể sử dụng chúng.
- Bản nháp phải được tạo và kiểm tra trước khi phát hành SOP cho việc triển khai
- Càng có nhiều người ra quyết định, nhân viên và độ phức tạp trong doanh nghiệp, càng nhiều SOP được yêu cầu
→ Xem thêm Cách viết mẫu SOP chuẩn – Mẫu quy trình chuẩn (SOP)
Nhân viên SOP là gì?
Nhân viên SOP là nhân viên thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Xây dựng mẫu SOP chuẩn cho từng bộ phận
- Kiểm tra, theo dõi và duy trì các tài liệu SOP chuẩn tại công ty
- Nghiên cứu các phương pháp cải tiến trong sản xuất: quy trình sản xuất, phân công lao động, thiết kế dây chuyền, phân tích thao tác, … đánh giá kết quả của các SOP đã triển khai
- Phổ biến và đào tạo các quy trình thao tác chuẩn cho từng bộ phận
- Triển khai phương pháp cải tiến, nhân rộng các SOP hiệu quả xuống các bộ phận
–
Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu cơ bản về Quy trình thao tác chuẩn SOP là gì. Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với KNA CERT qua số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com