Một chức năng trong mô hình sẽ được chia thành nhiều chức năng con tương ứng trong sơ đồ. Mỗi chức năng sẽ được phân tích thành các chức năng nhỏ hơn, đơn giản hơn để đạt đến mức độ phù hợp, đầy đủ và tối ưu nhất. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý đó chính là công cụ giúp cho việc phân tích và thiết kế thuận tiện và chính xác hơn.
+ Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh có chức năng hiển thị các đối tượng và dữ liệu liên quan đến hệ thống. Trong sơ đồ ngữ cảnh, phải thể hiện tất cả các đối tượng liên quan, bao gồm một vòng tròn đại diện cho toàn bộ hệ thống được nghiên cứu kết nối với các đối tượng bên ngoài hệ thống. Sơ đồ ngữ cảnh phải thể hiện đầy đủ tất cả các đối tượng, dữ liệu liên quan đến hệ thống.
+ Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh và dưới đỉnh
Trong phần này, chúng ta cần lưu ý hai biểu đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) dạng vật lý và dạng logic. Nhằm mô hình hóa hệ thống hiện tại dưới dạng vật lý hiện tại là giai đoạn điều tra trong quá trình phát triển hệ thống. Gía trị của việc phân tích một cách chi tiết, loại bỏ các ràng buộc về mặt vật lý, các ràng buộc này bao gồm người thực hiện nhiệm vụ, vị trí thực hiện nhiệm vụ, thời gian và nhiệm vụ được thực hiện. Các phần không có các ràng buộc này của hệ thống phải được mô hình hóa và tạo ra một DFD logic.
DFD được xây dựng dựa trên mô hình logic này cho hệ thống hiện đại. Chúng ta bổ sung các yêu cầu phụ từ người sử dụng hệ thống và hoàn chỉnh đặc tả yêu cầu.
2.2. Bài toán quản lý bán hàng của Công ty cổ phần Công nghệ Thực phẩm Hữu Nghị.
+ Công ty bán nhiều sản phẩm, vì vậy chúng ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu về các sản phẩm của công ty. Chúng ta sẽ quản lý các thông tin như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá nhập, đơn giá xuất, số lượng trong kho và ngày nhập hàng. Một số ứng dụng cần thực hiện bao gồm việc bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phí khác như cước phí vận chuyển, v.v.
+ Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin như số phiếu nhập, ngày nhập, tên nhà cung cấp, mã sản phẩm, đơn vị tính và số lượng.
+ Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin như nhân viên bán hàng, tên khách, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng và đơn vị tính.
+ Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc gọi điện thoại, gửi đơn đặt hàng hoặc mua trực tiếp. Công ty sẽ giao hàng từ kho cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng của công ty. Chúng ta quản lý hóa đơn bán hàng bằng các thông tin như số hóa đơn, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thức thanh toán, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá bán và tổng tiền. + Tương tự như vậy, công ty nhập hàng từ công ty tổng thông qua hóa đơn đặt hàng, gọi điện thoại trực tiếp hoặc đến mua trực tiếp.
+ Đối với nhân viên, chúng ta cần quản lý các thông tin như mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại và nơi làm việc.
+ Đối với khách hàng, chúng ta quản lý các thông tin như mã khách, tên khách hàng, địa chỉ liên hệ và số điện thoại.
2.3. Phân tích hệ thống về xử lý
Phân tích và thiết kế hệ thống về xử lý là việc nhận biết và mô tả một hệ thống. Bởi vì trong quá trình phát triển hệ thống, con người thường sử dụng các mô hình và biểu đồ để trừu tượng hóa và làm việc chung với nhau. Mỗi mô hình đại diện cho một cách nhìn khác nhau về hệ thống và mang tính chất chủ quan.
Một số công cụ chính để mô tả chức năng của hệ thống:
Biểu đồ phân cấp chức năng: công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống thông qua các chức năng.
Biểu đồ luồng dữ liệu: công cụ chính trong quá trình phân tích, nhằm mục đích thiết kế và trao đổi tệp dữ liệu. Nó hiển thị rõ các đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích, thiết kế và trao đổi dữ liệu. Có hai mức để biểu diễn là mức vật lý và mức logic.
Mỗi biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm 5 thành phần: + Chức năng xử lý (Process). Ký hiệu:
+ Luồng dữ liệu ra (Data Flows). Ký hiệu: + Kho dữ liệu (Data Store). Ký hiệu:
+ Đối tượng bên ngoài (External Entity). Ký hiệu: + Đối tượng bên trong (Internal Entity). Ký hiệu:
Có hai phương pháp để xử lý hệ thống: sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) hoặc sử dụng cả hai phương pháp kết hợp. Phân tích và thiết kế hệ thống thực chất là tìm ra các thao tác đặc trưng của hệ thống ảnh hưởng đến các tệp dữ liệu. Có thể tiến hành phân tích từ tổng thể đến chi tiết (phương pháp Top-Down) hoặc phân tích từ chi tiết đến tổng thể (phương pháp Bottom-Up).
2.3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng.
Quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Thực phẩm Công nghệ Hữu Nghị.
+ Quản lý danh mục sản phẩm. Cập nhật danh mục loại sản phẩm. Cập nhật danh mục nhân viên. Cập nhật danh mục khách hàng.
+ Thống kê. Quản lý nhập hàng từ các nhà cung cấp.
+ Quản lý xuất hàng. Hạch toán doanh thu.
+ Báo cáo và thanh toán nợ. Thống kê nhập. Thống kê xuất. Thống kê hàng hết hạn sử dụng. Tổng hợp tồn kho.
+ Tìm kiếm. Tìm kiếm thông tin nhập. Tìm kiếm thông tin xuất. Thống kê hàng bán chạy. Cập nhật danh mục giá bán.
Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng ở Công ty Cổ phần Thực phẩm Công nghệ Hữu Nghị bao gồm bốn chức năng chính:
– Quản lý danh mục. – Quản lý kinh doanh. – Thống kê.
– Tra cứu và tìm kiếm.